La Sales Force Automation (SFA) è un sistema tecnologico che automatizza e gestisce le attività di vendita all’interno di un’azienda. Questo software permette alle aziende di ottimizzare il processo di vendita, migliorare la produttività dei team di vendita e massimizzare i profitti.
In questo articolo, esploriamo le logiche e le dinamiche che sottostanno alla Sales Force Automation gestite da un CRM.
Un team di vendita ha una miriade attività da sviluppare:
- seguire i lead
- creare offerte
- concludere affari
- fornire report
- previsioni accurati
- saperne di più sul tuo prodotto o servizio e l’elenco potrebbe continuare.
Rimanere al passo con queste attività può non essere semplice.
Man mano che la tua attività cresce, anche il numero e la complessità del tuo prodotto o servizio potrebbero aumentare; è probabile che la concorrenza diventi più agguerrita e i clienti si aspetteranno sicuramente sempre di più da te.
Ciò si traduce in più attività, più complicate e più difficili per il tuo team di vendita.
Se tale scenario non viene gestito, potrebbe portare rapidamente a inefficienza, bassa produttività e di conseguenza perdita di entrate.
Un CRM è progettato per supportare il tuo team di vendita automatizzando le attività di routine e facilitando quelle non di routine. In generale, questa applicazione della tecnologia dell’informazione per supportare la funzione di vendita della tua azienda è chiamata Sales Force Automation (SFA).
Iniziamo da qui!
Come è progettato un CRM rispetto al ciclo di vendita?
Durante il ciclo di vendita:
- I lead che entrano nel tuo sistema
- vengono qualificati
- convertiti in contatti
- e dopo la conversione, si sviluppano attività generando opportunità (deal/affari)
- Una volta chiuse le opportunità, le vendite, si generano entrate per la tua organizzazione
In qualsiasi momento, ci sono lead e offerte in diverse fasi di questo ciclo.
In ogni fase, un buon team di vendita adatta le proprie attività e interazioni per spostare il lead o l’affare alla fase successiva.
Affinché ciò accada, è necessario un sistema per tenere traccia dei lead e delle trattative che si muovono in tempi diverse attraverso le diverse fasi di un ciclo di vendita.
I dati generati durante questo processo devono essere organizzati in modo tale che la persona giusta, possa accedere rapidamente ai dettagli giusti, al momento giusto.
In un CRM, questi dati sono organizzati in moduli, record e campi.
Un modulo è un insieme di record relativi a un’entità.
Ad esempio, se prendiamo “Lead” come entità:
- Bob e Alice sono dei “lead”
- I loro record sono presenti nel modulo Lead
Nell’esempio, un record include dettagli come il nome del lead, il numero di telefono del lead e la fonte del lead. Questi dettagli sono chiamati campi. Ogni campo ha un nome e un valore.
| Nome campo | Valore Campo |
|---|---|
| Nome | Bob |
| Telefono | +39 0192837465 |
| Origine (fonte) Lead | Cold call |
Quindi, un record è una raccolta di campi.
Possiamo rappresentare l’esempio precedente come segue:
In un CRM, la creazione di un record è funzionale alla gestione del ciclo di vendita di un cliente.
Ovvero, non viene creato un solo record con tutti i dettagli e le informazioni relative al ciclo di vendita di ogni lead, ma questi ultimi vengono “richiamati” in record in diversi moduli chiamati: moduli della Sales Force Automation (SFA).
Tale gestione delle informazioni ha il vantaggio di:
- massimizzare e ottimizzare le numerose informazioni, rilevanti per le attività del venditore
- ridurre al minimo la necessità di consultare più moduli per ottenere dettagli rilevanti
- ridurre al minimo la necessità di replicare e clonare i dettagli comuni a molti record.
I Moduli della Sales Force Automation
I Moduli della Sales Force Automation sono:
- Lead
- Contatti
- Aziende (Account)
- Affari (Deals)
Modulo “Lead”
Il modulo lead è il punto in cui vengono memorizzati per la prima volta i dettagli dei tuoi lead nel CRM. Per intenderci è l’attività di lead generation. Puoi importare i tuoi lead da fogli di calcolo, inserirli manualmente, utilizzare moduli web, ecc.
Non importa da dove provengano, vengono archiviati come record in questo modulo.
Mentre i tuoi lead compiono il loro viaggio per diventare un contatto, puoi monitorare il loro stato, aggiungere dettagli utili e collaborare con il tuo team senza dover uscire da questo modulo.
Se tutto va bene, il tuo lead sarà presto pronto per essere convertito in un contatto
Moduli “Contatti e Aziende (Account)”
In questa fase, converti il tuo lead in un contatto e un’azienda (account).
Quando converti un lead:
- I dettagli relativi a quella persona vanno nel modulo dei contatti
- I dettagli relativi alla sua organizzazione vanno nel modulo azienda (account)
Poiché si tratta di un processo una tantum e abbiamo a che fare con una persona, non è necessario mantenere il record del lead dopo aver creato un record del contatto. Pertanto, il record del lead viene eliminato dopo la conversione.
Il record del lead è suddiviso in un record del contatto e un record dell’azienda perché potresti dover gestire molti contatti appartenenti alla stessa organizzazione.
Per questo motivo, è una buona idea avere un modulo azienda con solo i dettagli relativi all’organizzazione. Puoi collegare un’azienda di questo tipo a più contatti.
Moduli “Affari (Deals)”
Ora puoi sviluppare affari con i tuoi contatti e aziende.
Poiché puoi lavorare su molte trattative con lo stesso contatto o azienda, esiste un modulo separato progettato per questo processo. Puoi tenere traccia delle tue offerte e accedere ai dettagli relativi alle offerte in questo modulo.
Lo scenario d’insieme
Quando mettiamo insieme e coordiniamo tutti questi passaggi, il ciclo di vendita si presenta così:
Un esempio
Facciamo un esempio per vedere questi moduli in azione.
| Emma lavora presso Sketles Developers. È interessata all’acquisto di alcune macchine e dei relativi accessori per il suo datore di lavoro. Cerca online e trova alcuni prodotti di Zylker Inc che sembrano soddisfare le sue esigenze. Contatta il team di vendita di Zylker per ulteriori informazioni. |
Come viene elaborato questo lead utilizzando un CRM?
1) Emma viene aggiunta come lead nel modulo Lead
2) Viene contattata da un venditore per avere più informazioni su di lei e sulla sua organizzazione. Una volta che il rappresentante di vendita è soddisfatto, il lead viene convertito in un contatto (Emma) e un account (Sketles Developers).
3) Un’offerta viene creata nel Modulo Affari (Deal). Questo affare è collegato a Emma (un contatto) e Sketles (un’azienda).
Il rappresentante di vendita registra i dettagli, e fa avanzare l’affare nelle varie fasi verso l’aggiudicazione e quindi la chiusura della vendita.
Organizza la Sales Force Automation
Tieni traccia di tutte le attività
Con i tuoi dati organizzati in moduli, puoi concentrarti sullo svolgimento delle tue attività di vendita. Ciò può includere attività, chiamate o riunioni. Ci sono moduli standard in cui puoi crearli, assegnarli e monitorarli.
E ancora più importante, hanno tutti la possibilità di impostare promemoria in modo che nessun vantaggio o affare venga perso a causa di sviste.
Supponiamo che tu svolga le seguenti attività come parte del tuo processo di vendita:
- Chiama il tuo lead durante la qualificazione.
- Chiama il tuo contatto dopo la conversione.
- Incontra il contatto durante la proposta/negoziazione.
- Condurre una demo del prodotto per il contatto.
È possibile registrare queste attività nei rispetti moduli delle attività:
- Modulo Calls
- Modulo Meetings
- Modulo Tasks
È possibile aggiungere e visualizzare queste attività all’interno dei record nei Moduli lead, Azienda e Affari (Deals). E ad esempio, possiamo vedere tutte le attività legate a Emma nel suo record.
Possiamo anche creare attività, chiamate o riunioni dall’archivio di Emma.
Semplifica il tuo processo di vendita
Una volta che hai dimestichezza con l’utilizzo di questi moduli (Lead, Contatti, Aziende, Affari, Chiamate, Attività e Riunioni), puoi esplorare altri moduli e funzionalità per automatizzare e semplificare il tuo processo di vendita.
Alcuni di questi includono:
- Rapporti e analisi per accertare rapidamente lo stato della tua pipeline di vendita
- Previsioni per fissare obiettivi, tenere traccia dei risultati e prevedere le performance
- Regole di assegnazione dei lead per assegnare automaticamente i lead al tuo team di vendita
- Lead scoring per aiutarti a dare la priorità ai tuoi lead
- Blueprints per standardizzare il processo di vendita
In conclusione, puoi scegliere tra queste e molte altre funzionalità per creare la tua configurazione su misura per la tua organizzazione e implemetare la Sales Force Automation.
Con la Sales Force Automation, il tuo team di vendita dedicherà più tempo alla vendita e meno tempo alle attività di routine anche se importanti per mantenere un ambiente organizzato ed efficiente.
Contattami se ne puoi sapere di più.
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